Stornierungsbedingungen

VERTRAGSGESTALTUNG - ANWENDUNG

1. Das Angebot des "Van der Valk Hôtel Congres" muss schriftlich bestätigt werden. Eine Bestellung kann nicht als endgültig betrachtet werden, wenn sie nicht zuvor schriftlich vom "Van der Valk Hôtel Congres" bestätigt wurde.

2. Die Verträge, die vom „Van der Valk Hôtel Congres“ erstellt werden, basieren ausschließlich auf dessen eigenen allgemeinen und spezifischen Standardbedingungen. Jegliche andere Bedingungen sind nur anwendbar, wenn sie ausdrücklich schriftlich vom „Van der Valk Hôtel Congres“ akzeptiert und bestätigt werden.

RESERVIERUNGSBEDINGUNGEN

1. "Van der Valk Hôtel Congres" behält sich das Recht vor, den Tagungsraum jederzeit neu zuzuweisen, sofern "Van der Valk Hôtel Congres" den Kunden vorher darüber informiert und diese Neuzuweisung die ursprünglichen Anforderungen des Kunden in keiner Weise beeinträchtigt.

2. Die Nutzung der Räume ist strikt auf die im Reservierungsformular vorgesehenen Aktivitäten beschränkt.

3. Wenn der Kunde den Raum außerhalb des im Vertrag angegebenen Zeitraums belegt, ist er verpflichtet, einen zusätzlichen Betrag zu zahlen, der proportional zum Grundpreis und zur zusätzlichen Belegungszeit festgelegt wird. Die Möglichkeit, den Raum außerhalb des im Vertrag angegebenen Zeitraums zu belegen, hängt von der Verfügbarkeit ab und kann vom Hotel abgelehnt werden.

4. Jede Änderung in Bezug auf die vorgesehene Nutzung führt automatisch zu einer Anpassung der Preise. Jede Änderung der Raumaufstellung am Veranstaltungstag wird mit 250 EUR pro Arbeitsstunde und pro Person berechnet und kann nicht garantiert werden.

5. Das Seminartarif ist ein Preis pro Person pro Tag inkl. MwSt. Jede Nutzung des Hauptkonferenzraums außerhalb der vertraglich festgelegten Zeiten muss von "Van der Valk Hôtel Congres" genehmigt werden und kann zusätzliche Kosten verursachen, es sei denn, es wurde im Voraus eine Vereinbarung getroffen.

6. Die Größe des Hauptkonferenzraums oder des größten reservierten Konferenzraums hängt direkt von der Anzahl der gebuchten Seminarpakete ab.

7. Die Foyers der Tagungsräume sind ein integraler Bestandteil der öffentlichen Bereiche des Hotels und können daher mit anderen Gästen geteilt werden.

8. Alle Buffets werden für mindestens 30 berechnete Personen serviert, mit Ausnahme der Sandwich-Buffets (Minimum von 10 Personen).

9. Der Kunde ist verpflichtet, die Menü- und/oder Buffet-Auswahl spätestens 7 Tage vor Beginn der Veranstaltung schriftlich zu bestätigen. Andernfalls erfolgt die Menü- und/oder Buffet-Auswahl durch den Chef.

10. Die Ausstattung des gemieteten Tagungsraums umfasst sowohl die fest installierten Systeme als auch die speziellen Ausstattungen des betreffenden Raums. Jegliche zusätzlichen Dienstleistungen, die Bereitstellung von Ausrüstung, die nicht zur Standardausstattung des Raumes gehört, oder jegliche zusätzliche elektrische Systeme zur Standardausstattung werden separat angeboten und als Zusatzkosten in Rechnung gestellt. Jegliche vom Kunden oder einem seiner Lieferanten bereitgestellte Ausrüstung muss zuvor von den technischen Diensten des "Van der Valk Hôtel Congres" auf der Grundlage der vom Kunden mindestens einen Monat vor der Veranstaltung eingereichten Spezifikationen genehmigt werden.

12.   Die Anforderungen an die IT (WLAN-Zugang, VPN) müssen spätestens 1 Monat vor der Veranstaltung schriftlich zur Genehmigung eingereicht werden. Jede spezielle Installationsausrüstung, die nicht im Standardkonferenzraum enthalten ist, wird mit einem separaten Kostenvoranschlag angeboten und zusätzlich in Rechnung gestellt.

13. Die vollständigen Details der Dekorations-, Anzeige- oder technischen Installationsprojekte müssen dem Hotel zur vorherigen Genehmigung vorgelegt werden. Das Hotel übernimmt keine Verantwortung für Material, das vom Kunden in das Hotel eingebracht wird. Am Ende der Veranstaltung verpflichtet sich der Kunde, alle Installationen auf eigene Kosten zu entfernen, damit die Räumlichkeiten im ursprünglichen Zustand hinterlassen werden, innerhalb einer Frist, die in Absprache mit dem Hotel festgelegt wird.

14. Es ist verboten, Plakate an der Wand, auf dem Boden oder an der Decke mit Klebstoff, Heftklammern oder auf andere Weise anzubringen. Die Kosten für die Reparatur von Schäden, die durch die Nichtbeachtung dieser Regeln entstehen, gehen zu Lasten des Kunden.

16. Die Gesamtheit der Reparatur- oder Ersatzkosten des Hoteleigentums wird dem Kunden in Rechnung gestellt, unabhängig davon, ob die Schäden direkt vom Kunden oder von einem seiner Subunternehmer oder einem anderen Teilnehmer verursacht wurden.

17. "Van der Valk Hôtel Congres" kann Kundenpakete ab 3 Werktagen vor dem Veranstaltungstermin annehmen. Um die ordnungsgemäße Annahme des Pakets sicherzustellen, ist der Kunde verpflichtet, die folgenden Informationen auf dem Paket anzubringen: den Namen der Veranstaltung und des Veranstalters, den Namen des Ansprechpartners im Vertrieb, den Namen und die Adresse des Hotels, das Datum der Veranstaltung, den Namen des Veranstaltungsraums und die Anzahl der gelieferten Pakete. Pakete, die nicht die oben genannten Bedingungen erfüllen oder vor dem gewünschten Datum gesendet werden, können abgelehnt werden. Im Falle der Lieferung von wertvollem Material muss das Lieferdatum vor dem Versand vereinbart werden. Der Kunde ist verantwortlich für die Abholung und den Versand des Materials nach der Veranstaltung, innerhalb eines im Einvernehmen mit dem Hotel festgelegten Zeitraums. Das Hotel lehnt jegliche Haftung für im Hotel nach der Veranstaltung zurückgelassenes Material ab.

18. Der Kunde ist in keiner Weise berechtigt, Speisen oder Getränke zur Veranstaltung mitzubringen, es sei denn, es wurde eine vorherige schriftliche Vereinbarung mit dem Hotel getroffen. In diesem Fall werden vom Hotel Servicegebühren, ein Teller- oder Korkengeld erhoben.

19.Der Kunde ist verpflichtet, gegenüber der Belgische Gesellschaft der Autoren, Komponisten und Verleger (SABAM) bei der Nutzung von Musik jeglicher Art im "Van der Valk Hôtel Congres" ordnungsgemäß zu sein. Alle mit den Regeln der SABAM verbundenen Kosten gehen zu Lasten des Kunden. Das Hotel wird dem Kunden alle Korrespondenzen im Zusammenhang mit rechtlichen Verfahren im Falle von Verstößen gegen die SABAM-Regeln weiterleiten. Die Kontakttelefonnummer der SABAM lautet 32 2 286 82 11.

20. Zu jeder Zeit darf der Geräuschpegel vor Ort die Hotelgäste oder die unmittelbare Nachbarschaft nicht stören. "Van der Valk Hôtel Congres" behält sich das Recht vor, bei Überschreitung den Geräuschpegel zu begrenzen. Die Endzeit jeder Veranstaltung ist maximal auf 2:00 Uhr festgelegt.

21. Um sicherzustellen, dass angemessene Vorkehrungen für jedes "sensible" oder "hochwertige" Ereignis getroffen werden, behält sich das "Van der Valk Hôtel Congres" das Recht vor, vom Unterzeichner zu verlangen, einen professionellen Sicherheitsdienst für die gesamte Dauer der Veranstaltung bereitzustellen.

22. Der Kunde wird informiert, und es liegt in seiner Verantwortung, die Teilnehmer zu informieren, dass es nicht gestattet ist, persönliche Gegenstände unbeaufsichtigt zu lassen, weder in der Hotellobby, noch im Restaurant, noch in den Korridoren und Konferenzräumen. Das Hotel kann nicht für den Diebstahl oder das Verschwinden persönlicher Gegenstände, die an diesen Orten und allgemein in öffentlichen Bereichen auftreten, verantwortlich gemacht werden.

23. Es wird empfohlen, Wertgegenstände im Safe des Zimmers oder an der Rezeption zu deponieren. Wenn der Kunde dieser Verpflichtung nicht nachkommt, übernimmt das "Van der Valk Hôtel Congres" keine Haftung für den Verlust oder Diebstahl von Wertgegenständen.

24. Der Kunde entschädigt "Van der Valk Hôtel Congres" für alle Schäden, Ansprüche, Klagen, Haftungen, Urteile, Kosten und Ausgaben, sei es auf Vertragsbasis oder infolge einer unerlaubten Handlung oder wegen Nichterfüllung durch den Kunden oder die Teilnehmer einer Bestimmung dieses Abkommens oder infolge einer Handlung der Fahrlässigkeit oder irgendeines vorsätzlichen oder unvorsätzlichen Versäumnisses durch den Kunden, alle Teilnehmer oder sein Personal, seine Vertreter oder seine Unterauftragnehmer. Der Kunde ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass seine Unterauftragnehmer die geltenden Sozialgesetze einhalten.

25. "Van der Valk Hôtel Congres" kann nicht für die Nichterfüllung seiner Verpflichtungen verantwortlich gemacht werden, wenn es sich um höhere Gewalt handelt, die außerhalb seiner Kontrolle liegt, wie zum Beispiel (nicht erschöpfende Liste): höhere Gewalt, Krieg, Regierungsentscheidung, Terrorismus, Katastrophe,

26.   Streiks, zivile Unruhen, Ausfall von Transportmitteln oder -ausrüstung oder jede andere Notlage oder ein Ereignis, das außerhalb seiner Kontrolle liegt.

1. Nichts in diesem Vertrag gibt keiner der Parteien das Recht, die Namen, Logos, Marken, Urheberrechte oder andere gewerbliche oder geistige Eigentumsrechte, die der anderen Partei oder ihren Tochtergesellschaften gehören, ohne vorherige Zustimmung der anderen Partei zu verwenden. Dementsprechend stimmt der Kunde zu, das Logo, das Design und die genaue Formulierung des geistigen Eigentums der "Van der Valk Hotel Congres" gemäß den Richtlinien der "Van der Valk Hotel Congres" zu verwenden.

2. "Van der Valk Hôtel Congres" behält sich das Recht vor, jeden Vertrag zu stornieren, der die moralischen Werte oder das Verhalten, die öffentliche Ordnung und/oder die angemessene Nutzung der dem Kunden zur Verfügung gestellten Räume verletzt, ohne vorherige Ankündigung oder Entschädigung.

3. Um den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung sicherzustellen, wird der Kunde schriftlich das "Van der Valk Hôtel Congres" über die genaue Anzahl der Personen informieren, die an der Veranstaltung teilnehmen werden, und zwar spätestens 2 Wochen bevor sie beginnt.

4. Der Check-in im Hotel ist erst ab 15:00 Uhr am vertraglich vorgesehenen Anreisetag möglich. Bei Ankunft vor dieser Zeit wird das Hotel sein Bestes tun, um das Zimmer zur Verfügung zu stellen, jedoch besteht keine Ergebnisverpflichtung. Ein Teilnehmer, der vor dieser Zeit ankommt und Gewissheit über die Verfügbarkeit des Zimmers bei Ankunft haben möchte, hat die Möglichkeit, in der vorherigen Nacht ein Vorab-Check-in durchzuführen, wobei eine zusätzliche Nacht zu zahlen ist. Die Abrechnung der Rechnung beim Check-out erfolgt offiziell um 12:00 Uhr. Es können zusätzliche Gebühren erhoben werden, falls die Formalität verspätet erfolgt: Eine Gebühr in Höhe von 50% des Zimmerpreises wird für Verspätungen erhoben, die den vorgesehenen Tag nicht über 18:00 Uhr hinausgehen.

5. Frühzeitige Abreise: Entscheidet sich der Teilnehmer, das Hotel vor dem im Vertrag festgelegten Abreisedatum zu verlassen, behält sich das Hotel das Recht vor, die Zahlung zum vertraglich vereinbarten Preis für die verbleibenden Nächte bis zum im Vertrag vorgesehenen Abreisetag zu verlangen.

6. "Van der Valk Hôtel Congres" garantiert nicht die Abwesenheit von Konkurrenten des Kunden während der Dauer der Veranstaltung.

7. Die folgenden Bedingungen für Vorauszahlungen (Anzahlungen) gelten, um die vertraglich vereinbarten Dienstleistungen (Unterkunft, Seminareinrichtungen, Tagungsräume, Verpflegung, audiovisuelle Ausrüstung und Sonstiges) zu gewährleisten. Eine Anzahlung in Höhe von 75% des vertraglich vereinbarten Gesamtbetrags muss nach der Unterzeichnung des Vertrags (zum im Vertrag angegebenen Datum) vollständig geleistet werden, und eine vollständige Vorauszahlung für die Veranstaltung kann verlangt werden und muss spätestens 10 Tage vor dem Ankunftsdatum auf das Konto des Hotels erfolgen:

33.   Belfius Banque sa // IBAN BE90 0689 0163 4932 - SWIFT (BIC): GKCCBEBB.

1. "Van der Valk Hôtel Congres" behält sich das Recht vor, den Vertrag mit sofortiger Wirkung nach schriftlicher Benachrichtigung (per E-Mail oder Brief) zu kündigen, wenn die Anzahlungen nicht zu den vorgesehenen Terminen geleistet werden. In diesem Fall können die reservierten Zimmer und Tagungsräume weiterverkauft werden. Im Falle einer Erhöhung des vertraglich vereinbarten Betrags kann "Van der Valk Hôtel Congres" die Zahlung zusätzlicher Anzahlungen gemäß dem oben festgelegten Zahlungsplan verlangen.

2. "Van der Valk Hôtel Congres" behält sich das Recht vor, die Zimmer und Tagungsräume weiterzuverkaufen, falls der Vertrag nicht unterschrieben und auf jeder Seite paraphiert in seiner Gesamtheit bis zu dem im Vertrag genannten Datum zurückgeschickt wird.

STORNIERUNGSBEDINGUNGEN

Im Falle einer Stornierung oder Reduzierung der Unterkunft und/oder der mit der Veranstaltung oder dem Seminar verbundenen Dienstleistungen behält sich das Hotel das Recht vor, die folgenden Bedingungen uneingeschränkt und ohne besondere Benachrichtigung anzuwenden:

1. a) Bis zu 90 Tage vor dem geplanten Anreisedatum kann die gesamte oder ein Teil der Reservierung ohne Entschädigung storniert werden.

2. b) Bis zu 30 Tage vor dem geplanten Anreisedatum unterliegt jede Stornierung automatisch einer pauschalen Entschädigung in Höhe von 50% (fünfzig) des Stornierungsbetrags.

3. c) Innerhalb von 30 Tagen und bis zu 3 Werktage vor dem geplanten Ankunftsdatum wird jede Stornierung automatisch mit einer pauschalen Entschädigung in Höhe von 75% (fünfundsiebzig) des Stornierungsbetrags belegt.

4. d) In den 3 Werktagen vor dem geplanten Ankunftsdatum unterliegt jede Stornierung automatisch einer Pauschalentschädigung in Höhe von 100 % (hundert) des Stornierungsbetrags.

Darüber hinaus werden die oben genannten Stornobedingungen und alle anderen Bedingungen dieser Vereinbarung auch auf die Ausgaben des Veranstalters angewendet, wenn die Teilnehmer für die Zahlung ihres Zimmers, Frühstück und Zuschläge verantwortlich sind und nicht erscheinen. Die "No Shows" und unvorhergesehenen Abreisen werden täglich auf der Grundlage des vertraglich vorgesehenen Zimmerkontingents berechnet. Eine Erhöhung des bestätigten Zimmerkontingents nach Unterzeichnung des Vertrags unterliegt den oben genannten Stornobedingungen.

Der Vertrag, der Unterkunft und Veranstaltung umfasst, ist unteilbar. Die Zimmerliste muss 20 Tage vor dem Anreisedatum an das Hotel gesendet werden. Diese Liste muss die Gesamtanzahl der Zimmer pro Nacht und die Namen der Gäste angeben. Zusätzliche Zimmer können schriftlich angefordert werden, und ihre Verfügbarkeit unterliegt der vorherigen Zustimmung des Hotels. Wenn das Hotel die Zimmerliste nicht vollständig spätestens 20 Tage vor der Anreise erhält, behält sich das Hotel das Recht vor, nicht in Anspruch genommene Zimmer freizugeben und Stornogebühren zu berechnen. Alle Stornierungsbenachrichtigungen müssen schriftlich vom Kunden eingehen und treten in Kraft.

ab dem Datum des Eingangs beim Hotel. Die schriftliche Bestätigung der Stornierung muss klar angeben, welche Zimmer- und Veranstaltungsbedürfnisse storniert werden müssen.

Endgültige Zahlung

Die Schlusszahlung muss sofort nach Erhalt der Rechnung beglichen werden. Um die Reservierung endgültig zu bestätigen, wären wir Ihnen dankbar, wenn Sie den Vertrag ausfüllen und uns eine ordnungsgemäß unterschriebene Kopie zur Zustimmung zurücksenden könnten.

Der Kunde hat die beigefügten Bedingungen zur Kenntnis genommen und akzeptiert, die integraler Bestandteil des Vertrags sind und stimmt ihnen zu.

Bankdaten Hotel

Belfius Banque sa

Boulevard Pachéco 44

B-1000 Brüssel Belgien

BIC-Code (Swift): GKCCBEBB

IBAN-Code : BE90 0689 0163 4932 

ALLGEMEINE BEDINGUNGEN

1. Alle unsere Rechnungen sind in Euro an die Adresse des Hotels in bar und ohne Skonto zahlbar und müssen bei Erhalt derselben bezahlt werden, sofern keine anderen Vereinbarungen zwischen den beiden Parteien getroffen wurden.

2.         Hinsichtlich ihrer Zulässigkeit müssen alle Beschwerden über Rechnungen innerhalb von 7 Tagen nach Rechnungsdatum schriftlich eingereicht werden. Eine vollständige Stornierung des Abschnitts „Zimmer“ führt zu einer vollständigen Stornierung des Abschnitts „Veranstaltung“, es sei denn, es ist etwas anderes festgelegt.

3.         Wenn die Rechnung nicht zum Fälligkeitsdatum bezahlt wurde, wird rechtmäßig und automatisch ein Zins von 1% fällig, ohne vorherige Ankündigung. Bei Nichtzahlung einer Rechnung zum Fälligkeitsdatum wird der gesamte verbleibende Betrag automatisch und ohne Vorankündigung fällig.

1. Für den Fall, dass der Kunde die fällige Rechnung nicht bezahlt, wird "Van der Valk Hôtel Congres" den fälligen Betrag um 15% mit einem Mindestbetrag von 400 EUR als pauschale Vertragsstrafe erhöhen. In einem solchen Fall behält sich das Hotel das Recht vor, alle zukünftigen Reservierungen sofort zu stornieren, ohne Kosten oder Entschädigungen, und den Vertrag mit sofortiger Wirkung ab der Mitteilung - die per Einschreiben versandt wird - seiner Stornierungsentscheidung zu kündigen. Ohne dass es vorher einer formellen Benachrichtigung bedarf.

5.         Das Hotel behält sich das Recht vor, Reservierungen durch ein Schreiben an den Veranstalter zu stornieren, falls die oben genannten Bedingungen dieser Vereinbarung nicht von ihm eingehalten werden.

6.         Diese Vereinbarung ist nur gültig, wenn sie vom Kunden unterzeichnet und vom Hotel akzeptiert wurde.

7.         Dieser Vertrag unterliegt belgischem Recht und ist dementsprechend auszulegen. Die Parteien erkennen unwiderruflich an, dass das Handelsgericht Lüttich die ausschließliche Zuständigkeit hat, alle Streitigkeiten, die sich aus diesem Vertrag ergeben oder damit in Zusammenhang stehen, zu klären.

übereinstimmen.

8.         Alle im Vertrag genannten Preise verstehen sich inklusive MwSt. Die MwSt. und andere Steuern können sich aufgrund von Änderungen der lokalen Gesetzgebung ändern.

1. Die Rechnung wird gemäß der bei Vertragsunterzeichnung mitgeteilten Rechnungsadresse, USt-Nummer und Referenz ausgestellt. Wenn anschließend beim Hotel eine Anfrage zur Änderung dieser Daten gestellt wird, behält sich "Van der Valk Hôtel Congres" das Recht vor, pro Rechnung zusätzlich 50,00 EUR für Verwaltungskosten zu berechnen.

Die Aufmerksamkeit des Veranstalters wurde vollständig auf die oben genannten Bedingungen gelenkt, die vollständig in diese Vereinbarung aufgenommen sind, und er stimmt zu, sich daran zu halten.

Der Organisator bestätigt, dass die Person, die diese Vereinbarung unterzeichnet, befugt ist, sie einzugehen.

Diese Vereinbarung ist nur gültig, wenn sie ordnungsgemäß unterzeichnet und an das Hotel zurückgesandt wird.