Annuleringsvoorwaarden

Groepen vergaderingen & evenementen

VORMING VAN HET CONTRACT - TOEPASSING

Het aanbod van "Van der Valk Hôtel Congres" moet schriftelijk worden bevestigd. Een bestelling kan niet als definitief worden beschouwd zonder dat deze vooraf schriftelijk is bevestigd door "Van der Valk Hôtel Congres".
De contracten opgesteld door het "Van der Valk Hôtel Congres" zijn uitsluitend gebaseerd op de eigen standaard- en specifieke algemene voorwaarden. Andere voorwaarden zijn alleen van toepassing indien expliciet geaccepteerd en schriftelijk bevestigd door het "Van der Valk Hôtel Congres".

VOORWAARDEN VOOR RESERVERING

"Van der Valk Hôtel Congres" behoudt zich het recht voor om op elk moment de vergaderruimte opnieuw toe te wijzen, op voorwaarde dat "Van der Valk Hôtel Congres" de klant hiervan vooraf op de hoogte stelt en dat deze herverdeling op geen enkele manier invloed heeft op de oorspronkelijke eisen van de klant.
Het gebruik van de zalen is strikt beperkt tot de activiteiten die op het reserveringsformulier zijn vermeld.
Als de klant de zaal bezet buiten de periode die op het contract is vermeld, is hij verplicht een bijkomend bedrag te betalen, vastgesteld naar verhouding van de basisprijs en de bijkomende bezettingsperiode. De mogelijkheid om de zaal te gebruiken buiten de op het contract vermelde periode is afhankelijk van beschikbaarheid en kan door het hotel worden geweigerd.
Elke wijziging ten opzichte van het beoogde gebruik zal automatisch een aanpassing van de prijzen veroorzaken. Elke verandering van de opstelling van de zaal op de dag van het evenement wordt in rekening gebracht tegen 250 EUR per uur per persoon en kan niet worden gegarandeerd.
Het seminarpakket is een prijs per persoon per dag incl. BTW. Elk gebruik van de hoofdvergaderruimte buiten de gecontracteerde uren moet worden goedgekeurd door "Van der Valk Hotel Congres" en kan extra kosten met zich meebrengen, tenzij anders overeengekomen.
De grootte van de hoofdvergaderruimte of de grootste gereserveerde vergaderruimte hangt rechtstreeks af van het aantal afgesloten seminariepakketten.
De foyers van de vergaderzalen zijn een integraal onderdeel van de openbare ruimten van het hotel en kunnen daarom worden gedeeld met andere gasten.
Alle buffetten worden geserveerd voor een minimum van 30 gefactureerde personen, met uitzondering van de sandwichbuffetten (minimum van 10 personen).
De klant is verplicht om uiterlijk 7 dagen vóór het begin van het evenement schriftelijk de keuze van het menu en/of buffet te bevestigen. In het geval dat dit niet gebeurt, wordt het menu en/of buffet door de Chef gekozen.
De uitrusting van de gehuurde vergaderruimte omvat de vaste systemen evenals de specifieke apparatuur voor de betreffende ruimte. Elke extra dienst, de levering van apparatuur die niet in de standaarduitrusting van de zaal is inbegrepen, of elk elektrisch systeem aanvullend op de standaarduitrusting, zal het onderwerp zijn van een afzonderlijke prijsopgave en zal als een extra in rekening worden gebracht. Alle apparatuur die door de klant of een van zijn leveranciers wordt geleverd, moet van tevoren worden goedgekeurd door de technische diensten van het "Van der Valk Hôtel Congres" op basis van de door de klant ingediende specificaties, minimaal een maand voor het evenement.

12. De IT-behoeften (toegang tot WI-FI, VPN) moeten uiterlijk 1 maand voor het evenement schriftelijk ter goedkeuring worden ingediend. Alle specifieke installatie-uitrusting die niet is inbegrepen in de standaard vergaderruimte zal een afzonderlijke prijsopgave krijgen en aanvullend in rekening worden gebracht.

13. De volledige details van de decoratie-, tentoonstellings- of technische installatieprojecten moeten ter goedkeuring aan het hotel worden voorgelegd. Het hotel aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor materiaal dat door de klant in het hotel wordt gebracht. Aan het einde van het evenement verbindt de klant zich ertoe al zijn installaties op eigen kosten te verwijderen, zodat de locatie in zijn oorspronkelijke staat wordt achtergelaten, binnen een termijn die in overleg met het hotel is vastgesteld.

14. Het is verboden om affiches op de muur, de vloer of het plafond te bevestigen met lijm, nietjes of op welke andere manier dan ook. De kosten voor de reparatie van schade als gevolg van het niet naleven van deze regels zijn voor rekening van de klant.

16. De totale reparatie- of vervangingskosten van de eigendommen van het hotel zullen aan de klant in rekening worden gebracht, ongeacht of de schade direct door de klant, een van zijn onderaannemers of een andere deelnemer is veroorzaakt.

17."Van der Valk Hôtel Congres" kan de pakketten van de klant ontvangen vanaf 3 werkdagen voor de datum van het evenement. Om ervoor te zorgen dat het pakket goed wordt ontvangen, dient de klant de volgende informatie op het pakket aan te brengen: de naam van het evenement en de organisator, de naam van de contactpersoon van de commerciële dienst, de naam en het adres van het hotel, de datum van het evenement, de naam van de evenementenzaal en het aantal geleverde pakketten. Elk pakket dat niet aan de bovenstaande voorwaarden voldoet of voor de gevraagde datum wordt verzonden, kan worden geweigerd. In geval van levering van waardevolle apparatuur moet de leveringsdatum vóór de verzending worden overeengekomen. De klant is verantwoordelijk voor het ophalen en verzenden van de apparatuur na het evenement, binnen een gestelde termijn in overleg met het hotel. Het hotel wijst elke verantwoordelijkheid af voor apparatuur die na het evenement in het hotel wordt achtergelaten.

18. De klant is op geen enkele manier bevoegd om eten of drinken mee te brengen om te consumeren tijdens het evenement, tenzij voorafgaand schriftelijk overeengekomen met het hotel. In dat geval zullen servicekosten, kurkrecht of bouchongerelateerde kosten door het hotel in rekening worden gebracht.

19.De klant is verplicht in orde te zijn met de Belgische Vereniging van Auteurs, Componisten en Uitgevers (SABAM) bij het gebruik van muziek van welke aard dan ook binnen het "Van der Valk Hotel Congres". Alle kosten verbonden aan de regels van de SABAM zijn voor rekening van de klant. Het hotel zal alle correspondentie met betrekking tot juridische procedures bij niet-naleving van de regels van SABAM aan de klant doorsturen. Het contacttelefoonnummer van de SABAM is 32 2 286 82 11.

20. Op elk moment mag het geluidsniveau op de locatie de gasten van het hotel of de directe omgeving niet storen, en "Van der Valk Hôtel Congres" behoudt zich het recht voor om het geluidsniveau te beperken bij overlast. De eindtijd van elk evenement is maximaal vastgesteld op 2:00 uur.

21. Om ervoor te zorgen dat er passende regelingen worden getroffen voor elk "gevoelig" of "waardevol" evenement, behoudt "Van der Valk Hotel Congres" zich het recht voor om van de ondertekenaar te eisen een professionele beveiligingsdienst te voorzien voor de gehele duur van het evenement.

22. De klant zal worden geïnformeerd, en het is zijn verantwoordelijkheid om de deelnemers te informeren, dat het niet is toegestaan persoonlijke bezittingen zonder toezicht achter te laten, noch in de hotellobby, noch in het restaurant, noch in de gangen en vergaderzalen. Het hotel kan niet aansprakelijk worden gesteld voor diefstal of verdwijnende persoonlijke bezittingen die zich in deze ruimtes en in openbare ruimtes in het algemeen voordoen.

23. Het is raadzaam om waardevolle voorwerpen in de kluis van de kamer of bij de receptie te deponeren. Als de klant deze verplichting niet nakomt, wijst "Van der Valk Hôtel Congres" elke verantwoordelijkheid af voor verlies of diefstal van waardevolle voorwerpen.

24.De klant zal "Van der Valk Hôtel Congres" schadeloos stellen voor alle schade, claims, rechtszaken, aansprakelijkheden, vonnissen, kosten en uitgaven, hetzij op basis van het contract, hetzij als gevolg van een onrechtmatige daad of door het niet naleven door de klant of de deelnemers van enige clausule van deze overeenkomst, of als gevolg van enige nalatigheid of opzettelijke of onopzettelijke omissie door de klant, alle deelnemers of zijn personeel, zijn agenten of zijn onderaannemers. De klant is verantwoordelijk voor het ervoor zorgen dat zijn onderaannemers de geldende wetgeving op het gebied van sociale wetten naleven.

25." Van der Valk Hôtel Congres " kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor het niet nakomen van zijn verplichtingen in gevallen van overmacht buiten zijn wil, zoals (niet-limitatieve lijst) : overmacht, oorlog, regeringsbesluit, terrorisme, ramp,

26. stakingen, burgerlijke onrust, falen van vervoer of vervoersmiddelen of enige andere noodsituatie of gebeurtenis buiten zijn controle.

Niets in dit contract geeft enige partij het recht om de namen, logos, handelsmerken, copyrights of andere industriële of intellectuele eigendomsrechten te gebruiken die toebehoren aan de andere partij of haar dochterondernemingen zonder voorafgaande toestemming van de andere partij. Dienovereenkomstig stemt de klant ermee in om het exacte logo, ontwerp en de formulering van de intellectuele eigendom van "Van der Valk Hôtel Congres" te gebruiken volgens de richtlijn van "Van der Valk Hôtel Congres".
"Van der Valk Hôtel Congres" behoudt zich het recht voor, zonder voorafgaande kennisgeving of schadevergoeding, elk contract te annuleren dat in strijd is met de morele of gedragswaarden, de openbare orde en/of het gepast gebruik van de ter beschikking gestelde ruimten van de klant.
Om het goede verloop van het evenement te verzekeren, zal de klant "Van der Valk Hôtel Congres" schriftelijk informeren over het exacte aantal personen dat het evenement bijwoont, en dit ten laatste 2 weken voordat het begint.
Het inchecken in het hotel is alleen mogelijk vanaf 15:00 uur op de aankomstdatum zoals in het contract vermeld. In geval van aankomst voor dit tijdstip, zal het hotel zijn uiterste best doen om de kamer beschikbaar te stellen, maar is niet verplicht om dit te garanderen. Een gast die voor dit tijdstip arriveert en zekerheid wil over de beschikbaarheid van de kamer bij aankomst, heeft de mogelijkheid om vooraf in te checken de vorige nacht, waarvoor een extra nacht in rekening wordt gebracht. Het uitchecken dient officieel plaats te vinden om 12:00 uur. Extra kosten kunnen in rekening worden gebracht bij een vertraagd uitchecken: een tarief van 50% van de kamerprijs wordt toegepast voor vertragingen die niet later zijn dan 18:00 uur op de geplande dag.
Vervroegd vertrek: Als de deelnemer besluit het hotel te verlaten vóór de in het contract voorziene vertrekdatum, behoudt het hotel zich het recht voor de betaling te eisen, tegen de overeengekomen prijs, van de resterende nachten verschuldigd tot de in het contract voorziene vertrekdag.
" Van der Valk Hôtel Congres " garandeert niet de afwezigheid van concurrenten van de klant gedurende de duur van het evenement.
De volgende voorwaarden voor vooruitbetaling (voorschotten) zijn van toepassing om de gecontracteerde diensten te garanderen (accommodatie, seminariepakketten, vergaderzalen, catering, audiovisuele apparatuur en diverse). Een voorschot van 75% van het totaal gecontracteerde bedrag dient in zijn geheel te worden betaald na ondertekening van het contract (op de datum vermeld in het contract) en een totale vooruitbetaling van het evenement kan worden gevraagd, en dient uiterlijk 10 dagen voor de aankomstdatum te zijn betaald, op de rekening van het hotel:

33. Belfius Banque sa // IBAN BE90 0689 0163 4932 - SWIFT (BIC): GKCCBEBB.

"Van der Valk Hôtel Congres" behoudt zich het recht voor om het contract met onmiddellijke ingang te annuleren zodra de kennisgeving schriftelijk (per e-mail of brief) is verzonden in het geval de voorschotten niet op de geplande data worden betaald. In dat geval kunnen de gereserveerde kamers en vergaderzalen opnieuw worden verkocht. In het geval van een verhoging van het gecontracteerde bedrag, kan "Van der Valk Hôtel Congres" om extra voorschotten vragen in overeenstemming met het hierboven vastgestelde betalingsschema.
"Van der Valk Hôtel Congres" behoudt zich het recht voor om de kamers en vergaderzalen door te verkopen indien het contract niet wordt teruggestuurd, ondertekend en op elke pagina geparafeerd, in zijn geheel op de datum vermeld in het contract.

ANNULERINGSVOORWAARDEN

In geval van annulering of vermindering van de accommodatie en/of de aan het evenement of seminar gerelateerde diensten, behoudt het hotel zich het recht voor de volgende voorwaarden toe te passen, van rechtswege en zonder specifieke kennisgeving:

a) Tot 90 dagen voor de geplande aankomstdatum kan het geheel of een deel van de reservering kosteloos worden geannuleerd.
b) Tot 30 dagen voor de geplande aankomstdatum is elke annulering automatisch onderworpen aan een forfaitaire schadevergoeding van 50% (vijftig) van het annuleringsbedrag.
c) Binnen 30 dagen en tot 3 werkdagen voor de geplande aankomstdatum is bij annulering van rechtswege een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd gelijk aan 75% (vijfenzeventig) van het annuleringsbedrag.
d) Binnen de 3 werkdagen voorafgaand aan de geplande aankomstdatum is elke annulering van rechtswege onderworpen aan de betaling van een forfaitaire vergoeding gelijk aan 100% (honderd) van het annuleringsbedrag.

Bovendien zullen de hierboven vermelde annuleringsvoorwaarden en alle andere voorwaarden van deze overeenkomst ook van toepassing zijn op de uitgaven van de organisator wanneer de deelnemers verantwoordelijk zijn voor de betaling van hun kamer, ontbijt en toeslagen, en niet komen opdagen. De "no shows" en onvoorziene vertrekken zullen worden gefactureerd op basis van het contractueel voorziene kamerblok per dag. Een toename van het bevestigde kamerblok na ondertekening van het contract is onderworpen aan de bovenstaande annuleringsvoorwaarden.

Het contract inclusief accommodatie en evenement is ondeelbaar. De lijst van kamers moet 20 dagen voor de aankomstdatum naar het hotel worden gestuurd. Deze lijst moet het totale aantal kamers per nacht en de namen van de gasten specificeren. Extra kamers kunnen schriftelijk worden aangevraagd en hun beschikbaarheid is onderhevig aan voorafgaande goedkeuring van het hotel. Als het hotel de volledige kamerlijst niet uiterlijk 20 dagen voor aankomst ontvangt, behoudt het hotel zich het recht voor om de niet-geboekte kamers vrij te geven en annuleringskosten in rekening te brengen. Alle annuleringsmeldingen moeten schriftelijk van de klant worden ontvangen en zullen van kracht worden.

vanaf de datum van ontvangst door het hotel. De schriftelijke bevestiging van annulering moet duidelijk vermelden welke kamer- en evenementbehoeften moeten worden geannuleerd.

Definitieve betaling

De eindbetaling moet worden voldaan bij ontvangst van de factuur. Om de reservering definitief te bevestigen, zouden wij het op prijs stellen als u het contract wilt invullen en ons een naar behoren ondertekend exemplaar ter goedkeuring wilt retourneren.

De klant heeft kennisgenomen van en accepteert de bijgevoegde voorwaarden, die een integraal onderdeel van het contract vormen en geeft zijn akkoord.

Bankgegevens Hotel

Belfius Banque sa

Boulevard Pachéco 44

B-1000 Brussel België

BIC-code (Swift): GKCCBEBB

IBAN-code : BE90 0689 0163 4932

ALGEMENE VOORWAARDEN

Alle onze facturen zijn betaalbaar in Euro aan het adres van het hotel, contant en zonder korting, en moeten bij ontvangst worden betaald, tenzij andere afspraken zijn gemaakt door beide partijen.

2. Wat betreft hun ontvankelijkheid moeten alle klachten over facturen schriftelijk worden ingediend binnen 7 dagen na de factuurdatum. Een volledige annulering van de sectie "kamers" zal leiden tot een volledige annulering van de sectie "evenement", tenzij anders vermeld.

3. Indien de factuur niet op de vervaldatum is betaald, zal er op rechtmatige en automatische wijze, zonder voorafgaande kennisgeving, een rente van 1% verschuldigd zijn. Bij het niet betalen van een factuur op de vervaldatum, zal het totale openstaande bedrag automatisch en zonder voorafgaande kennisgeving verschuldigd zijn.

In het geval dat de klant de verschuldigde factuur niet betaalt, zal "Van der Valk Hôtel Congres" het verschuldigde bedrag met 15% verhogen, met een minimum van 400 EUR als forfaitaire schadevergoeding. In een dergelijk geval behoudt het hotel zich het recht voor om onmiddellijk alle toekomstige reserveringen kosteloos en zonder schadevergoeding te annuleren en de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen vanaf de kennisgeving - verzonden per aangetekende brief - van zijn besluit tot annulering. Zonder dat er vooraf een formele melding vereist is.

5. Het hotel behoudt zich het recht voor om reserveringen te annuleren door middel van een brief aan de organisator, in het geval dat de bovengenoemde voorwaarden van deze overeenkomst door hem niet worden nageleefd.

6. Deze overeenkomst is alleen geldig als deze is ondertekend door de klant en geaccepteerd door het hotel.

7. Dit contract wordt beheerst door en moet worden geïnterpreteerd in overeenstemming met de Belgische wet. De partijen erkennen onherroepelijk dat de Rechtbank van Koophandel van Luik exclusieve jurisdictie heeft om elk geschil dat voortvloeit uit of verband houdt met dit

akkoord.

8. Alle in dit contract vermelde prijzen zijn inclusief btw. De btw en andere belastingen kunnen onderhevig zijn aan veranderingen als gevolg van wijzigingen in de lokale wetgeving.

De factuur wordt opgesteld volgens het factuuradres, btw-nummer en de referentie die bij de ondertekening van het contract zijn verstrekt. Indien later een verzoek wordt ingediend bij het hotel om deze gegevens te wijzigen, behoudt "Van der Valk Hôtel Congres" zich het recht voor om 50,00 EUR extra per factuur aan administratieve kosten in rekening te brengen.

De aandacht van de organisator is volledig gevestigd op de hierboven genoemde voorwaarden die integraal in deze overeenkomst zijn opgenomen en hij stemt ermee in zich eraan te houden.

De organisator bevestigt dat de persoon die deze overeenkomst ondertekent, bevoegd is om deze aan te gaan.

Deze overeenkomst is alleen geldig indien naar behoren ondertekend en teruggestuurd naar het hotel.